Fournir du pain à un restaurant : mail et grille de prix

Un restaurant qui cherche du pain artisan ne lit pas une présentation de quatre pages. Il veut savoir ce que vous fabriquez, à quelle fréquence vous livrez, à quel prix, et qui le joindre si la commande n'arrive pas. Un mail court, une grille claire et des conditions écrites font le travail. Un assistant peut rédiger le mail, mettre la grille en forme et préparer la liste des questions à poser au restaurant. Il ne connaît ni votre coût de revient, ni votre capacité de four, ni la tournée de votre livreur. Ces chiffres sont à vous.

Cette page ne cite aucune règle de droit ni aucun prix. Les mentions de facture et les obligations de déclaration sont à vérifier auprès de votre expert-comptable.

Ce qu'il faut préparer avant d'écrire

• La gamme : les pains (tradition, campagne, complet, seigle), les petits pains, les viennoiseries destinées au service du soir, éventuellement les pâtisseries. Une gamme courte est plus facile à tenir.
• Les volumes : nombre de pièces ou de kilos que vous pouvez fournir chaque jour, sans mettre en péril votre vente en boutique.
• Le calendrier : jours de livraison, horaire de passage, délai de prévenance pour une commande supplémentaire.
• Les prix : votre grille, remplie à partir de votre coût de revient réel. Aucun prix n'est repris de cette page.
• Les conditions : délai de paiement, modalités (virement, prélèvement, chèque), ce qui se passe en cas de retard de livraison ou de rupture.

Prompt 1 : mail de proposition

Quand l'utiliser : pour un restaurant que vous avez identifié et dont vous connaissez le nom.

Rédige un mail de proposition de fourniture de pain à [nom du restaurant], à [ville], de la part de la boulangerie [nom], à [ville]. Gamme proposée : [pains et viennoiseries]. Livraison : [jours et horaire]. Une grille de tarifs est jointe. Demande un rendez-vous de cinq minutes ou un essai d'une semaine. Trois paragraphes au plus. Vouvoiement, ton simple, pas de formule flatteuse sur le restaurant. Termine par mon nom, mon téléphone et ma fonction.

À vérifier : le mail ne promet ni volume ni délai que vous ne pouvez pas tenir.

Prompt 2 : grille de tarifs à remplir

Quand l'utiliser : avant tout envoi, pour que le restaurant voie les prix d'un coup d'œil.

Crée une grille de tarifs en tableau, à remplir par le boulanger. Colonnes : produit, poids ou format, unité de vente (pièce, kilo, lot), prix unitaire hors taxe (à compléter), taxe applicable (à vérifier avec l'expert-comptable), date de début de validité (à compléter). Une ligne par produit de la gamme suivante : [liste]. Ne remplis aucun prix. Ajoute en bas une ligne « conditions de paiement : [à compléter] » et « minimum de commande : [à compléter] ».

À vérifier : les prix, les unités et la mention de la taxe sont établis par vous ; le tableau n'est qu'une mise en page.

Prompt 3 : bon de livraison hebdomadaire

Quand l'utiliser : une fois le restaurant client, pour suivre les livraisons.

Crée un bon de livraison d'une page à remettre au restaurant à chaque passage : date, heure de livraison, nom du restaurant, liste des produits avec quantités, case « reçu conforme » à signer, case « réserve » pour un manque ou une casse, numéro de téléphone de la boulangerie. Ne cite aucun texte de loi et n'ajoute pas de mention de facturation.

À vérifier : le bon est signé à chaque livraison et gardé avec la facture.

Exemple concret

La boulangerie propose à un restaurant de la ville une livraison de pains de tradition et de six petits pains le matin, à 9 h, du mardi au samedi. Le mail est court, la grille est jointe avec les prix remplis par le boulanger à partir de son coût de revient. Le restaurant demande un essai d'une semaine. Le bon de livraison est signé à chaque passage, et une réserve est notée si un pain arrive écrasé. En fin de semaine, le boulanger et le restaurateur décident ensemble de la suite.

À vérifier

• Les prix sont établis à partir de votre coût de revient, pas repris d'une autre boulangerie.
• La capacité de four permet la livraison quotidienne promise, sans rogner sur la vente en boutique.
• Le délai de paiement et les modalités sont écrits dans la grille ou dans un contrat simple.
• Les mentions de la facture sont vérifiées auprès de votre expert-comptable avant le premier envoi.
• Le restaurant accepte l'horaire de livraison, et le bon est signé à chaque passage.
• Le livreur connaît le numéro à appeler en cas de problème.
• Un contrat de fourniture à gros volume est relu par un professionnel du droit.

Cette page ne cite aucun texte officiel et aucun prix. Elle sert de trame à remplir : chaque chiffre et chaque mention légale reste à établir par vous.